총계정원장(회계원장) 보는법, 작성 방법 및 사례, 엑셀양식

오늘은 총계정원장(회계원장)이 무엇이며 작성방법은 어떻게 되는지 알아봅시다. 공인회계사, 세무사 시험 등에 직접적으로 출제되지 않지만, 회계원장에 대해서 알지 못하면 회계 실무에 큰 어려움이 있으니 정확히 공부해 봅시다.

원장(총계정원장)의 의미

회계 실무를 하다 보면, 회계원장 좀 보여달라는 요구를 많이 들었을 것입니다. 회계감사, 세무조사 등 각종 조사에서는 물론 세무조정과 같은 업무에 직접적으로 활용되기에 반드시 그 형태와 작성 방법 등을 정확히 알고 있어야 합니다. 회계원장의 정식 명칭은 총계정원장이라고 하며, 총계정원장이란 기업(또는 회사)의 모든 회계처리를 기록하는, 일종의 장부와도 같은 것입니다. 기업의 거래는 반드시 회계처리를 수반하며, 이 거래를 기록하는 곳을 총계정원장이라고 하는 것입니다.

총계정원장의 형태, 구성요소와 작성 방법

총계정원장은 그 형태나 구성요소가 일률적으로 정해져 있는 것은 아닙니다. 하지만, 반드시 포함되어야 할 것이 있는데, 아래 그림에서 확인할 수 있듯이, 계정과목, 거래일자(전표 승인일), 적요, 차변, 대변은 반드시 있어야만 합니다. 즉, 어떤 거래를 언제 하였는데, 관련 계정과목이 무엇이며 거래 금액이 얼마인지는 반드시 있어야 하는 것입니다. 회사마다 다르지만, 거래일자를 전표 승인일이라고도 표현하며, 경우에 따라서는 예산관리를 위해 거래와 관련된 부서를 별도로 표시하는 경우도 있습니다. 특히, 아래 그림에서 적요라고 표시된 것은 거래한 내용을 기입하는 것인데, 적요를 기입하지 않으면, 도대체 어떤 내용의 거래를 했는지 불명확하므로, 반드시 있어야 하는 것입니다. 차변과 대변은 거래 금액을 나타내는 부분이므로, 이 역시 필수적인데, 대차 평균의 원리 및 복식부기의 원리에 따라 하나의 거래가 있으면 반드시 차변에 계정과목 하나, 대변에 계정과목 하나가 각각 등장해야 하는 것입니다.

예컨대, 그림과 같이, 어떤 회사의 인사팀에서 전문계약직 채용 공고를 위하여 1,000,000원의 현금 지출을 한 경우, 차변에 비용, 대변에 보통예금을 각 1,000,000원씩 기입하여 작성하는 것입니다. 일반적으로, 총계정원장을 수기로 직접 작성하여 관리하는 회사는 거의 없다고 보면 되며, 더존이나 세무사랑 등과 같은 회계프로그램이나 SAP, 내부 개발 ERP 등으로 편리하게 관리하는 경우가 절대다수입니다. 총계정원장의 양식은 아래와 같이 다운로드 하여 활용할 수 있도록 하였는데, 첨부파일을 참고 바랍니다.

총계정원장의 활용 방법

전술했듯이, 총계정원장 그 자체가 공인회계사, 세무사, 감정평가사 등 고급 전문자격 시험에 직접적으로 출제되지는 않습니다. 다만, 공인회계사 2차 시험 회계감사 과목에 일부 활용될 수는 있습니다. 실무적으로 총계정원장이 유용하게 활용될 수 있는 부분은 [현금흐름표 작성]입니다. 총계정원장의 보통예금(현금 및 현금성 자산 포함) 차변 또는 대변 금액을 통해 영업, 투자, 재무활동의 현금흐름을 확인할 수 있습니다. 또한 각 계정과목을 영업, 투자, 재무활동으로 구분하고 관련 자산, 부채, 자본, 수익, 비용의 증감을 직접적으로 분석하여 현금흐름을 산출할 수 있습니다.

회사마다 다르지만, 거래한 부서별로 회계 총계정원장을 조회하여 활용할 수 있고, 계정과목별로 조회하여 금액 등을 분석할 수 있습니다. 아주 당연한 이야기지만, 총계정원장의 차변 총합계와 대변의 총합계는 반드시 무조건 일치해야 합니다. 만일, 이 금액이 다르다면 회사의 회계시스템이 심각하게 문제가 있거나, 자료가 엑셀 파일이라면 엑셀 시트 일부를 지웠거나 하는 오류가 있을 수 있습니다. 따라서, 실무를 하는 경우 반드시 총계정원장 차변 총계와 대변 총계가 일치하는지부터 확인해 보아야 합니다.

오늘은 회계원장, 총계정원장이 무엇인지, 어떤 형태를 보이고 있는지, 어떤 구성요소가 반드시 들어가야 하며, 어떻게 활용할 수 있는지 자세히 알아보았습니다. 회계 실무를 하면서, 원장(총계정원장)이 무엇인지 모르면 절대 안 되므로, 본 장을 통해 확실히 짚고 넘어가는 시간이 되었으면 좋겠습니다.